Es importante que primero expliquemos lo que son las primas de servicios, Las primas de servicios es una prestación social que esta a cargo de los empleadores y cual tiene como beneficiarios a los trabajadores de la empresa como una compensación, dados los beneficios que generan en la prestación del servicio, y, a su vez, como un reconocimiento del valor social y económico que representa el trabajo.
Las primas corresponde a un mes de salario por cada año trabajado pagaderos 2 veces al año un pago en el mes de junio y otro en el diciembre.
QUE TRABAJADORES TIENEN DERECHO AL PAGO DE PRIMAS
La prima de servicios debe ser pagada a todo trabajador que cumpla las condiciones de un empleado dependiente, es decir que se encuentre vinculado mediante contrato laboral con una empresa. En este tipo de empleados se encuentran los trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar y trabajadores por días y de tiempo parcial.
QUE EMPLEADOS NO TIENEN DERECHO Al PAGO DE PRIMAS
Esta prestación económica, no debe ser liquidada para los trabajadores con salario integral, ya que las primas se encuentra incluida en el 30% que corresponden al factor prestacional. Recordemos que el salario integral se encuentra conformado por dos factores los cuales están estipulados en el numeral 2 del artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–:
- Factor salarial: diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv–, equivalentes a $9.085.260 para 2021.
- Factor prestacional: tres (3) smmlv o el 30 % del factor salarial, equivalente a $2.725.578 para 2021. En este factor se encuentra incluido el pago de la prima, por esta razón no se liquida para estos trabajadores.
Tampoco los empleados vinculados mediante contrato por prestación de servicios tendrán derecho al pago de las primas de servicios.
CUANDO DEBEN SER CANCELADAS LAS PRIMAS
El artículo 306 del CST establece que la prima de servicios comprende dos períodos de pago:
- Primer período: comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta (30) de junio de cada año. Esto supone que el empleador tiene plazo para realizar el pago de esta prestación hasta esta última
- Segundo período: comprendido entre el primero (1) de julio y el treinta (30) de diciembre. Este período debe ser liquidado y pagado a más tardar el veinte (20) de diciembre.
COMO LIQUIDARLAS
- Por semestre laborado: SALARIO * 180 / 360
- Proporcional al tiempo laborado: SALARIO * DIAS TRABAJADOS / 360
SE DEBEN INCLUIR EL AUXILIO DE TRANSPORTE O AUXILIO DE CONECTIVIDAD PARA EL CALCULO DE LAS PRIMAS
El artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece que el auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales, estas son la prima de servicios y las cesantías. Para esto debe tenerse en cuenta lo dispuesto en la Ley 15 de 1959, según la cual los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv ($1.817.052 para 2021) tienen derecho al pago del auxilio de transporte ($106.454 para este año).
Para el caso de los trabajadores que se encuentran bajo la modalidad de trabajo en casa, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expidió el Decreto Legislativo 771 de 2020, por medio del cual se dispuso que el auxilio de transporte debía serles reconocido como auxilio de conectividad digital; por ende, este último debe ser incluido para la liquidación de la prima de servicios.
SE APLICA RETENCIÓN EN LA FUENTE EN EL PAGO DE PRIMAS
Recordemos que al trabajador del sector privado se le puede aplicar el procedimiento 1 o 2 de retención en la fuente, sin embargo, si el valor de la prima legal, es inferior a $4.599.000, no implique calculo de la retención en la fuente.
EMBARGO DE LA PRIMA DE SERVICIOS
La prima de servicios es inembargable, pero existe una excepción a esta regla la cual se encuentra establecida mediante el artículo 344 del CST, en el cual dicta, que cuando se trate de deudas por alimentos y créditos a favor de cooperativas, puede ser embargada hasta en un 50%.
¿LAS PRIMAS SE PUEDEN PERDER?
Bajo ninguna circunstancia, la prima de servicios puede perderse, aun cuando el trabajador ha sido despedido con justa causa, debido a que es una prestación irrenunciable, tal como lo establece el artículo 340 del CST.
¿CUAL ES LA SANCIÓN POR NO PAGAR A TIEMPO LAS PRIMAS?
El pago de las primas debe hacerse confirme a la norma, la cual dice que la fecha limite para el pago de esta prestación económica es hasta el dia 30 de junio para las primas del primer semestre, y hasta el 20 de diciembre para el pago de las primas del segundo semestre, el no hacerlo dentro de estas fechas establecidas, el empleador podría cancelar una sanción llamada extemporánea, pero esta solo se da a la terminación del contrato de trabajo y se calcula con base en el valor de un día de salario por cada día de retardo, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del CST. Para que esta sanción sea efectiva, el trabajador debe acudir ante un juez laboral.
Si el empleador no llegare a pagar esta prestación en las fechas establecidas y se encontrare vigente el contrato de trabajo, el trabajador podrá acudir ante el Ministerio del Trabajo para llegar a un acuerdo sobre el pago por medio de una audiencia de conciliación entre ambas partes.
¿QUE PASA CON MIS PRIMAS SI MI SUELDO DISMINUYE?
Cuando un empleado tiene una reducción de salario, la cual debe ser una decisión justificada, transitoria y basada en cuestiones económicas de la empresa (por ejemplo el COVID-19), se ve afectada la liquidación y pago de determinados conceptos laborales, como la prima de servicios.
En estos casos esta prestación debe ser liquidada con base en el promedio devengado por el trabajador en el semestre; por ejemplo, si el trabajador devenga por tres (3) meses $3.000.000 y tiene una reducción salarial a $2.000.000 por los tres (3) meses restantes, deberá determinarse la proporción del salario devengado de la siguiente manera:
$9.000.000 por los primeros 3 meses + $6.000.000 por los otros 3 meses = $15.000.000
Luego, se toma este resultado se divide los meses laborados (si se trabajo el semestre completo se dividirá entre 6) $15.000.000 /6 =$2.500.000.
Por consiguiente, el sueldo base que se debe tomar es sobre los $2.500.000.
¿SI ME ENCUENTRO EN PERIODO DE PRUEBA, TENGO DERECHO AL PAGO DE LAS PRIMAS?
De conformidad con lo previsto en el numeral 2 del artículo 80 del CST, durante el período de prueba procede el pago de la prima de servicios. Por ejemplo, si se pactó con el trabajador un período de prueba de quince (15) días, pero a los diez (10) días decidió retirarse de la empresa, esta prestación deberá serle liquidada proporcionalmente por los diez (10) días.
PAGO DE LA PRIMA DE SERVICIOS PARA TRABAJADOR INCAPACITADO
Durante un período de incapacidad un trabajador tiene derecho a que le sea pagada la prima de servicios en su totalidad o de forma proporcional, según sea el caso, dado que una incapacidad no es causal para la suspensión del contrato de trabajo.
Dado lo anterior, se tiene que las incapacidades, ya sean de origen común o laboral, no afectan el cálculo de las prestaciones sociales. En el caso concreto de la prima de servicios, el Ministerio de la Protección Social (hoy Ministerio del Trabajo), a través del Concepto 36773 de 2008, precisó que las prestaciones sociales deben liquidarse con base en el último salario devengado por el trabajador antes de iniciar el período de incapacidad.
Lo anterior, indistintamente de que durante determinado tiempo el trabajador haya estado recibiendo por parte de la EPS o la ARL un auxilio por incapacidad, que en el primero de los casos puede resultar menor al salario que devenga el trabajador, ya que la EPS paga las incapacidades sobre la base de 66,67 %.
PRIMA DE SERVICIOS PARA TRABAJADOR DEL SERVICIO DOMESTICO
Los trabajadores del servicio doméstico son quienes realizan labores domésticas, como el aseo general del hogar, cuidado de niños y ancianos; también choferes, trabajadores de fincas, etc.
A estos trabajadores se les debe pagar la prima de servicios en las mismas condiciones que a un trabajador dependiente, pues cumplen un horario de trabajo, acatan órdenes o instrucciones dadas por el empleador (subordinación) y por esto reciben una remuneración quincenal o mensual.
PAGO DE LA PRIMA DE SERVICIOS EN SUSPENSIÓN DE CONTRATO O LICENCIA NO REMUNERADA
La suspensión del contrato de trabajo es una figura contemplada a través del artículo 51 del CST. Este artículo comprende una serie de causales bajo las cuales esta figura puede proceder, entre las que se encuentran la suspensión del contrato por fuerza mayor o caso fortuito y las licencias no remuneradas que han sido utilizadas por algunos empleadores con ocasión de la contingencia que actualmente atraviesa el país por el COVID-19.
Los efectos de la suspensión del contrato se encuentran previstos mediante el artículo 53 del CST y comprenden, principalmente, que el trabajador deja de prestar sus servicios al empleador y este último, a su vez, deja de pagar salarios al trabajador durante el tiempo que se haya pactado la suspensión. Mientras se encuentre suspendido el contrato, el empleador solo debe pagar a favor del trabajador aportes a salud y pensión, y no hay lugar a ninguna afectación a la prima de servicios.