la DIAN expidió el Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, en el cual establece los requisitos que subyacen en el contenido de estos documentos de pago de nomina.
Inicialmente, debemos explicar que El documento Soporte de Pago de Nomina Electrónica es aquel documento que constituye el soporte para los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – y el cual es derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, y está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de los mismos. éste documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN de manera independiente por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado. El sujeto obligado es aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.
Este anexo técnico de la DIAN, describe el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para que puedan ser documentos soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, conforme lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del E.T.
La generación del Documento Soporte de Pago de la Nómina Electrónica y la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica deben contener las siguientes características:
- Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (NominaIndividual): Debe existir al menos 1 documento de este tipo por cada empleado que tenga la empresa por mes, el cual corresponde al Comprobante de Nómina de dicho trabajador.
- Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (NominaIndividualDeAjuste): Debe existir 1 documento de este tipo por cada Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica de cada empleado que tenga la empresa el cual se deba ajustar o reemplazar por errores aritméticos contables o de contenido y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir. Este documento electrónico podrá hacerse tantas veces como correcciones se requieran realizar sobre un mismo Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, siendo la última nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica validada, la que sirva como soporte.
Este documento también permite eliminar un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica o una Nota de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica que el sujeto obligado deba eliminar por errores contables o de procedimiento.