Las empresas y personas naturales, para poder soportar costos y gastos por aquellas adquisiciones de bienes o servicios con personas que no se encuentran obligadas a facturar, tendrán que realizar un documento soporte electrónico con la cual contara con su respectiva numeración que será autorizada por la Dian, según el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y la Resolución Dian 000042 de 2020. En la plataforma de la DIAN podemos realizar este proceso de autorización de numeración.
Conforme con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario –ET– el procedimiento tributario establece que, para poder soportar costos y gastos en aquellas compras de bienes o adquisición de algún servicio realizadas con aquellos contribuyentes que no se encuentren obligados a facturar, la empresa adquiriente tendrá que utilizar el soporte especial que sea definido por el Gobierno. Recordemos que a través del artículo 2 del Decreto 1001 de abril 8 de 1997 (recopilado en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016) fue definido los contribuyentes que no estaban obligadas a facturar.
Adicional a esto, los artículos 18 del Decreto 1001 de 1997 y 3 del Decreto 522 de marzo de 2003 (este último recopilado en el artículo 1.6.1.4.40 del DUT 1625 de 2016) habían definido las características del documento equivalente que los compradores debían elaborar cuando se hicieran las compras o pagos a los no obligados a facturar.
Luego de los cambios implementador en el Decreto 358 de marzo 5 de 2020, ahora este listado de contribuyentes que no se encuentran obligados a facturar, la podemos encontrar en el artículo 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016.
CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO SOPORTE
El documento soporte, debe cumplir con ciertas características las cuales están establecidas en el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016, la cual tiene una gran novedad, y es que dicho documento debería empezar a contar por primera vez con una numeración autorizada por la DIAN, y en el numeral 5 de dicha norma podemos leer lo siguiente:
“Artículo 1.6.1.4.12. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
«Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.»
CUAL FUE LA REGLAMENTACIÓN QUE SE HIZO CON LA IMPLEMENTACIÓN DE LA RESOLUCIÓN 000042 DE 2020
En los artículos 38, 39, 40, 45, 46 y 55 de la Resolución Dian 000042 de mayo 5 de 2020, se encuentra establecido el proceso de solicitud de autorización de numeración para el documento soporte. El artículo 96 de la Resolución Dian 000042 de 2020 confirman que en efecto el “documento soporte en adquisiciones efectuadas a los no obligados a facturar” tendrá que contar con numeración autorizada por la Dian, la cual se deberá solicitar cuando la Dian habilite el servicio especial para dicho propósito.
Al respecto, artículo 40 de la Resolución 000042 de 2020 establece lo siguiente:
“Parágrafo. Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria”.
LA DIAN YA HABILITÓ EN SU PAGINA WEB LA OPIÓN PARA SOLICITAR LA AUTORIZACIÓN DE NUMERACIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE
A través del servicio informático de numeración de facturación del portal de la Dian, podemos realizar la solicitud de la autorización de numeración del documento soporte.
Es decir, que aquellos contribuyentes que necesiten realizar el documento soporte electrónico por las compras de bienes o servicios con personas naturales o jurídicas no obligadas a facturar tendrán que solicitar la autorización de numeración a través del portal web de la DIAN.